B1:+ Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình các giấy tờ phục vụ cho yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc. Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ theo quy định.
+ Cán bộ tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, nếu hợp lệ thì ghi phiếu nhận và hẹn trả hồ sơ hành chính và chuyển hồ sơ cho phòng Tư pháp ngay trong buổi làm việc. Trường hợp còn thiếu, chưa đúng thì có trách nhiệm hướng dẫn công dân hoàn thiện hồ sơ.

B2: Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Tư pháp (được phân công phụ trách giải quyết hồ sơ hành chính về chứng thực) nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính để giao nhiệm vụ cho CV phòng Tư pháp xem xét, xác minh và thụ lý hồ sơ.

B3: Chuyên viên phòng Tư pháp được phân công tiến hành thụ lý hồ sơcăn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc.

Trong trường hợp không tìm thấy sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức đang lưu giữ sổ gốc có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

B4: + Trình lãnh đạo Phòng ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện sao y sổ gốc, ghi vào sổ theo dõi, lưu hồ sơ theo quy định (nếu có) và trả kết quả cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính.

B5: Bộ phận một cửa trả kết quả cho công dân.

Người yêu cầu cẩp bản sao từ sổ gốc nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ

+ Trường hợp nộp trực tiếp thì xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

+ Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng, phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.

+ Trường hợp người yêu cầu là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.

* Số lượng: 01 bộ

+ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;